Checklist - Basisinrichting Flexkids [met koppeling AFAS]

De basisinrichting doet u aan de hand van onderstaande checklist. De checklist gebruikt u op 2 verschillende momenten:

1. Initiële inrichting: Op het moment dat u voor de eerste keer gaat starten met in dit geval de Personeelsplanning.
2. Herhalende inrichting: Op het moment dat er wijzigingen zijn in uw organisatie of er nieuwe functionaliteiten bij komen die vragen om aanpassingen in de bestaande inrichting.

In beide gevallen is het belangrijk alle informatie te noteren in de checklist. De documentatie rondom de inrichting kan u helpen wanneer u problemen ondervind in het gebruik of wanneer u een bestaande situatie wil wijzigen. Tevens is het een document welke overgedragen kan worden wanneer de functie als beheerder wordt overgenomen door iemand anders.

Naam klant:

Consultant Flexkids:

Datum invullen:

1. Gebruikers en Rechten

Wanneer u gaat werken met de personeelsplanning is het belangrijk om de verschillende gebruikers de juisten rechten te geven in Flexkids. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat de verschillende medewerkers alleen de informatie kunnen zien waar zij de bevoegdheden toe hebben.

In grote lijnen zijn er 3 rollen (gebruikers) voor wat betreft de personeelsplanning, te weten:

1. HR medewerker (administratief)
2. Personeelsplanner
3. Medewerker salarisverwerking

De rechten die u per gebruiker toekent kunt u geheel naar wens invullen.

2. Financieel

3. Beheer FlexPersoneel

De database van Flexkids is grotendeels gevuld met standaarden. Om ervoor te zorgen dat alle ingevoerde gegevens overeenkomen met de gegevens betreffende uw organisatie dient u per onderwerp deze te controleren en aan te passen waar nodig.

4. Beheer FlexCRM/Taaksoorten

Wanneer u uren wil gaan registreren anders dan 'Dienst'(kind gebonden uren) dan noemen wij dat in Flexkids 'Taken' De taaksoorten dienen gedefinieerd te worden en tevens gekoppeld aan de juiste kostenplaatsen.

Bij de koppeling met Afas Profit is het mogelijk om een taaksoort aan te maken die de betreffende medewerker informeert wanneer er contractwijzigingen zijn doorgevoerd in de synchronisatie met Flexkids.

5. Beheer stamgegevens

Stamgegevens zijn organisatie specifieke gegevens die u gebruikt op verschillende plekken in Flexkids. Belangrijk om te weten is dat deze niet specifiek zijn voor de Personeelsplanning maar tevens zijn ingericht voor de Kindplanning.

Onderstaand de stamgegevens die ook behoren tot de inrichting van de Personeelsplanning.

6. Systeembeheer/Instellingen Personeel

Middels de instellingen legt u vast in Flexkids op welke manier er verschillende gegevens verwerkt dienen te worden. De instellingen hebben diverse tabbladen, ten aanzien van de inrichting van Personeel komen er een aantal aan bod. In punt 6 en 7 vind u deze instellingen.

7. Systeembeheer/Instellingen Agenda, Mail en Kenmerken

8. Flexweb Instellingen/Flexkids

De Flexweb instellingenFlexkids zijn belangrijk in het verwerken en tonen van gegevens in de portalen van de Personeelsplanning. In dit onderdeel betreft het instellingen met betrekking tot gegevens vastgelegd in Flexkids.

9. Flexweb instellingen/Flexweb

Deze instellingen staan los van gegevens in Flexkids maar zijn bepalend in het verwerken en tonen van diverse gegevens door de gebruikers in de portalen.

10. Lay-out Portalen van Flexweb

11. Documenten ten behoeve van de portalen van Personeelsplanning

Bij diverse handelingen in de portalen van de Personeelsplanning zullen automatisch berichten gegenereerd worden. Welke berichten dat zijn, is afhankelijk van de door u aangemaakte en geselecteerde document sjablonen. Flexkids heeft voor alle handelingen een voorbeeld sjabloon gemaakt welke u kunt aanpassen met uw persoonlijke boodschap en huisstijl.