Alle medewerkers die gebruik gaan maken van Flexkids worden gebruikers genoemd. Gebruikers kunnen inloggen middels een gebruikersnaam en een wachtwoord. Vastgelegd is van welke functionaliteiten ze gebruik kunnen maken, welke gegevens zij mogen inzien en welke zij handelingen mogen uitvoeren. Zie Rechten en autorisatie.
Per gebruiker worden de uitgevoerde handelingen vastgelegd in de database van Flexkids. Deze handelingen kunnen worden vastgelegd in het desbetreffende logboek.