Personeelsplanning is een functionaliteit van flexkids waarmee de planning van het personeel op een efficiënte en controleerbare wijze uitgevoerd kan worden. De functionaliteit bestaat uit een applicatie voor de medewerkers op het centraal bureau en gebruiksvriendelijke webportalen voor de gebruikers in de dagelijkse operatie. De integratie van Kindplanning en Personeelsplanning en het gegeven dat flexkids werkt met realtime-informatie (*), zorgen ervoor dat u altijd beschikt over actuele gegevens betreffende de bezetting en de geregistreerde uren.
(*)
Alle informatie in flexkids is real time. Dat wil zeggen dat zodra er ergens in het systeem gegevens worden aangepast dit direct en overal zichtbaar is: zowel in de flexkids-applicatie als in de diverse webportalen en de ouder-app.
Personeelsplanning in gebruik
Het proces van Personeelsplanning bestaat uit 4 deelprocessen, te weten:
De lange-termijnplanning van het personeel uitgevoerd door de personeelsplanner (HR) op het centraal bureau.
De korte-termijnaanpassingen van de lange-termijnplanning uitgevoerd door de leidinggevende in het Locatieportaal.
Het achteraf registreren van de daadwerkelijk gewerkte uren door de medewerkers in het Medewerkersportaal.
Het accorderen van de geregistreerde uren door de leidinggevende in het Locatieportaal.
De geaccordeerde uren kunnen vervolgens gebruikt worden voor salarisverwerking. Ieder afzonderlijk deelproces heeft een specifieke gebruiker. Voorwaarde voor succes in het gebruik van de functionaliteit Personeelsplanning is dat iedere gebruiker op het juiste moment zijn bijdrage levert.
Personeelsplanning in combinatie met Afas Profit
Wij bieden de mogelijkheid om Personeelsplanning te gebruiken in combinatie met HRM-pakket Afas Profit. Via een (live) koppeling is het mogelijk om de benodigde gegevens in flexkids te importeren uit Afas Profit. Op deze manier beschikt u in flexkids altijd over de meest actuele gegevens. Tegelijk is het mogelijk om de geaccordeerde uren voor salarisverwerking te exporteren naar Afas Profit.
Het gebruik van beide pakketten heeft enige invloed op eerder genoemde deelprocessen, te weten:
Het invoeren en eventueel aanpassen van de contractuele gegevens van de medewerkers gebeurt in Afas Profit.
Het invoeren en mogelijke aanpassingen van de lange-termijnplanning gebeurt in flexkids.
Het registreren en accorderen van de gewerkte uren gebeurt in flexkids.
Het verwerken van de geregistreerde uren voor salarisverwerking gebeurt in Afas Profit.
In een schema ziet dat er als volgt uit:
De meerwaarde van een koppeling tussen Flexkids en Afas Profit is dat u in Flexkids altijd beschikt over de meest actuele informatie. Wijzigingen gemaakt in Afas Profit worden immers gesynchroniseerd naar Flexkids.
De koppeling die gemaakt wordt is tweeledig, namelijk:
Het synchroniseren van de gegevens
Belangrijk om te weten is dat Flexkids het gebruik van slechts 1 arbeidscontract (dienstverband) ondersteund. De urenregistratie, en het bijbehorende portaal waar zij de urenregistratie zullen uitvoeren, kan namelijk gekoppeld worden aan 1 arbeidscontract. Wanneer u hier vanaf wijkt, kan dit verschillende consequenties hebben. Aan de hand van onderstaande voorbeelden zullen we dit toelichten:
Een medewerker heeft twee verschillende cao's; In dit geval is de enige oplossing om de betreffende medewerker twee keer aan te maken in Afas Profit (en niet twee arbeidscontracten te gebruiken binnen 1 medewerker), de medewerker zal dan ook twee keer voorkomen in Flexkids. Consequentie daarvan is dat de medewerker de urenregistratie ook in twee verschillende portalen uit zal moeten voeren (en dus twee verschillende e-mail adressen/gebruikersnamen dient te hebben).
Een medewerker heeft twee verschillende arbeidscontracten vanwege een (tijdelijke) uitbreiding van uren; De meest wenselijke oplossing is dat alle uren binnen eenzelfde arbeidscontract opgenomen worden in Afas. Bijvoorbeeld door het aanmaken van een (tijdelijk) nieuwe contractperiode-regel. Wanneer hier niet voor gekozen wordt, en er toch 2 arbeidscontracten in Flexkids komen, moet het totaal aantal contractuele uren geregistreerd worden op 1 (standaard) contract. Dit heeft dit enkele gevolgen in Flexkids, namelijk:
De geregistreerde uren zullen niet overeenkomen met de te werken contractuele uren
Verlofgegevens die zichtbaar zijn in het portaal van de medewerker zijn op basis van 1 (standaard) contract, en dus niet volledig
De medewerker zal mogelijk niet optimaal ingepland worden. De uren van het tweede (niet standaard) contract zijn immers niet zichtbaar.
Het koppelen van de medewerkers volgens de juiste formatie verdeling
De formatie verdeling van de medewerkers in Afas profit is leidend in de formatie verdeling van Flexkids. Ons advies is een formatie verdeling op locatie niveau.
Door de OE code (organisatorische eenheid code) uit Afas Profit in te voeren (op de juiste plek) in Flexkids zullen alle medewerkers aan de juiste formatieplaats gekoppeld worden. Het kan voorkomen dat er medewerkers zijn, met name medewerkers die in Flexkids een rol hebben als (adjunct) leidinggevende, waarbij het wenselijk is dat zij (ook) gekoppeld worden aan een andere formatieplaats. Bijvoorbeeld een medewerker die verantwoordelijk is voor het accorderen van uren anders dan zijn/haar formatieplaats. In dit geval kan er (middels een parameter) ingesteld worden dat deze wijziging niet wordt aangepast na een synchronisatie met Afas Profit.
Implementatie van Personeelsplanning
Het implementeren van Personeelsplanning kan ingrijpend zijn voor uw organisatie. Bestaande werkwijzen en afspraken zullen wellicht moeten worden herzien en hetzelfde geldt voor de bestaande rol- en taakverdeling.
Personeelsplanning heeft invloed op iedere gebruiker in de organisatie en de impact is daardoor groot. Een succesvolle implementatie is de basis voor juist gebruik van de functionaliteit en uiteindelijk tevreden medewerkers. Een gedegen voorbereiding en een pilot op kleine schaal zijn wat ons betreft daarom onontbeerlijk. In deze knowledge base kunt u alle informatie vinden over de implementatie. U kunt uiteraard ook altijd een beroep doen op een consultant van flexkids als u hulp nodig heeft bij de implementatie.
