|
|
|
Centraal plannen is een belangrijke ontwerpkeuze van Flexkids. Alleen centraal plannen maakt het (optimaal) efficiënt inzetten van het personeel mogelijk, er is immers inzicht en overzicht in de benodigde diensten en de te werken uren van de medewerkers.
Een centrale, lange termijn planning is mogelijk op de voorwaarden dat men is voorzien van alle noodzakelijke gegevens omtrent de medewerkers. Wanneer (1) alle informatie per medewerker is ingevoerd in Flexkids en er een (2) duidelijk en eenduidig beleid is ten aanzien van de personeelsplanning kan de operatie gefaciliteerd worden met deze planning.
Bovenstaande 2 punten, nauwkeurig en op detailniveau ingevoerd en vooraf vastgelegd, zijn voorwaarden voor een succesvolle implementatie en gebruik.
Gegevensinvoer medewerker in flexkids
Flexkids gebruikt op vele momenten en op vele plaatsen in het complete proces (in Flexkids) de ingevoerde informatie. Ogenschijnlijk kleine fouten bij de ingevoerde gegevens kunnen verregaande gevolgen hebben op verschillende momenten, bij verschillende gebruikers en hebben uiteindelijk betrekking op de medewerker. Flexkids ondersteunt slechts 1 arbeidscontract per medewerker, dit is een belangrijk uitgangspunt voor wat betreft de invoer en gebruik van de gegevens. Zoals bij de inleiding al genoemd, zijn er twee situaties te noemen wat betreft de invoer van deze gegevens.
Duidelijk en eenduidig beleid
Het inplannen van de medewerkers kan alleen op de voorwaarde dat er een eenduidig beleid is ten aanzien van deze planning. Een decentrale planning heeft de ruimte gehad voor eigen interpretatie van centraal beleid en het maken van uitzonderingen. Wij adviseren om niet uit te gaan van de decentrale bestaande roosters bij digitaal plannen van de medewerkers. Wij adviseren om op ieder punt ten aanzien van beleid op deze planning, dit vooraf vast te leggen en de planning vervolgens hierop te baseren.
Het betreft beleid ten aanzien van:
ad 1 Gebruik wel/niet jaarurensystematiek
De jaarurensystematiek geeft de werkgever de ruimte om de uren niet langer wekelijks te benaderen, maar om uit te gaan van de uren per maand.
Los van de twee belangrijkste spelregels, een min-en max overschrijding van 20% op de maanduren en een 0 saldo op 31/12, is het met name belangrijk om beleid ten aanzien van de werktijden vooraf te bepalen en vast te leggen. Al vanaf een eerste registratie zal het namelijk zichtbaar worden hoe de medewerkers binnen hun buffer zullen registeren, en is het belangrijk om op deze verschillen antwoorden en oplossingen te hebben.
Voorbeelden van situaties uit de praktijk kunnen zijn:
Een medewerker registreert structureel meer dan contractueel vastgelegd
Een medewerker registreert structureel minder dan contractueel vastgelegd
Uiteraard zijn er meer situaties denkbaar in de praktijk. Belangrijk om vooraf een inventarisatie te maken aan de hand van de bestaande contracten en decentraal gemaakte afspraken.
De Jaarurensystematiek maakt tussentijds uitbetalen van extra uren niet mogelijk, immers deze uren komen in de buffer en zullen op een ander moment gecompenseerd worden. Het kan voorkomen dat er medewerkers structureel (tijdelijk) meer uren werken wat niet contractueel is vastgelegd. Dit zal met voorgaande informatie in gedachten, problemen opleveren in de buffer. De 20% max grens zal in dat geval snel overschreden gaan worden. Wij adviseren dit op te lossen door deze medewerkers een (tijdelijke) contractuitbreiding te geven zodat de buffer een juist uitgangspunt heeft.
Het invoeren van de Jaarurensystematiek behoeft geen instemming van de OR. Echter, mogelijke aanpassingen en veranderingen ten aanzien van de personeelsinzet wel. Raadzaam om de OR dan ook in een vroeg stadium te betrekken.
ad 2 Hiërarchie binnen de organisatie
De medewerkersportaal van Flexkids is bedoeld voor alle medewerkers uit de operatie en zullen een account toegewezen krijgen op basis van hun privé email-adres.
Naast de medewerkersportaal kent Flexkids de locatieportaal waar leidinggevenden middels hun functie aan gekoppeld kunnen worden. Er zijn 3 rollen bekend in Flexkids met daarbij passende adjunct functies.
Belangrijk om vooraf de huidige functies binnen de organisatie af te stemmen met de beperkt aantal rollen beschikbaar in Flexkids.
Een adjunct functie heeft toegang tot dezelfde informatie, en heeft dezelfde mogelijkheden binnen de locatieportaal als de leidinggevende. Hierin kan geen onderscheid gemaakt worden.
ad 3 de beschikbaarheid van de medewerkers
De beschikbaarheid van de medewerker in Flexkids, is uitgangspunt voor diverse handelingen binnen de personeelsplanning. Veelal afwijkend van de huidige praktijk (zonder gebruik van digitale personeelsplanning en urenregistratie) is dat Flexkids uitgaat van deze beschikbaarheid (contractueel vastgelegd) bij het bepalen van de uren met betrekking tot werk, verlof en ziek. Een rooster is een ‘tweede’ afspraak die gemaakt wordt met de medewerker ten aanzien van de aanwezigheid.
Wanneer er van een betreffende medewerker niets wordt vastgelegd, gaat Flexkids uit van een beschikbaarheid van de week-uren verdeeld over 5 werkdagen.
Met name voor de medewerkers die flexibele werkdagen/tijden hebben en voor medewerkers met gemiddelde contracten, zal de beschikbaarheid aan de basis liggen voor het juist inplannen en registreren van werk, ziek en verlof.
Een vooraf zorgvuldig en correct vastgelegde beschikbaarheid per medewerker maakt een lange termijn planning in Flexkids mogelijk. Tevens zal voor iedere werknemer gelijk en altijd op basis van het zelfde uitgangspunt, de uren worden verwerkt.
Afhankelijk van de omvang van de organisatie (en de bestaande vastgelegde afspraken omtrent beschikbaarheid) kan het een tijdrovende klus zijn deze gegevens te verzamelen. Belangrijk om deze inventarisatie en informatie vooraf aan de implementatie compleet te hebben.
ad 4 Werktijden binnen de verschillende opvangsoorten en afzonderlijke locaties
Een centrale planning vraagt om eenduidige werktijden en afspraken binnen de verschillende opvangsoorten.
Een beperkt aantal diensten met (zoveel als mogelijk) dezelfde begin en eindtijden maakt de planning overzichtelijk, minder tijdrovend en minder gevoelig voor fouten.
Belangrijk om vooraf een juiste inventarisatie te maken van de bestaande diensten en daar (waar gewenst) diensten uniform aan te passen.
Het aanpassen van de werktijden kan mogelijk als gevolg hebben dat u instemming nodig heeft van de OR. Om deze reden wenselijk dat een inventarisatie zal plaats vinden in een vroeg stadium om stagnatie in de implementatie te voorkomen.
ad 5 Inzet van medewerkers anders dan kind gebonden uren
Flexkids maakt voor wat betreft de te werken uren onderscheidt in ‘dienst’ en ‘taak’. Dienst staat voor de kind gebonden werkzaamheden (groepswerkzaamheden) en taak staat voor niet kind gebonden werkzaamheden.
Het juist registreren van de taakuren kan enkel op de voorwaarden dat er vooraf is vastgelegd op welke taken de medewerkers mogen registreren. Beleid op de uit te voeren taken (het definiëren) en bepalen op welk niveau (groep/locatie/cluster) deze taken geregistreerd mogen worden, dient vooraf aan de implementatie vastgelegd te worden.
ad 6 Afspraken omtrent de inzet van verlof en bijzondere verloven
Bij een decentrale planning is het niet altijd inzichtelijk hoe de (bijzonder) verloven ingezet worden door het jaar. Flexkids geeft de medewerkers inzage in hun persoonlijke verlofkaart welke altijd up to date is. Dit kan alleen op de volgende voorwaarden:
NB: Het komt voor dat er contracten zijn waar medewerkers grotere contracten hebben dan zij daadwerkelijk werken, op deze wijze ‘sparen’ zij verlof op voor verplichte vakanties (Bijv PSZ). Wanneer een dergelijke constructie geldt is het belangrijk dat het verplichtte verlof ingepland wordt om problemen in de buffer te voorkomen.
Naar Fase 2.