Flexkids gebruikt op vele momenten en op vele plaatsen in het complete proces (in Flexkids) de ingevoerde informatie. Ogenschijnlijk kleine fouten bij de ingevoerde gegevens kunnen verregaande gevolgen hebben op verschillende momenten, bij verschillende gebruikers en hebben uiteindelijk betrekking op de medewerker. Flexkids ondersteunt slechts 1 arbeidscontract per medewerker, dit is een belangrijk uitgangspunt voor wat betreft de invoer en gebruik van de gegevens. Zoals bij de inleiding al genoemd, zijn er twee situaties te noemen wat betreft de invoer van deze gegevens.
Met koppeling HR pakket Afas Profit; middels een koppeling wordt er een synchronisatie van gegevens mogelijk gemaakt van Afas Profit naar Flexkids. Bij deze koppeling gaan de gegevens maar 1 richting op, namelijk alleen van Afas Profit naar Flexkids. De synchronisatie van gegevens vindt plaats op kostenplaatsniveau.
Een eerste koppeling zal alle bestaande gegevens binnen Flexkids overschrijven. Daarom belangrijk, en een vereiste om binnen Afas een controle uit te voeren ten aanzien van deze gegevens voordat deze koppeling gemaakt wordt. Tevens, wanneer u al gebruik maakt van Kindplanning, zullen enkele ingevoerde gegevens gecontroleerd moeten worden voordat de koppeling mogelijk iets verwijderd. .
Zonder koppeling met HR pakket; Zonder koppeling zullen alle gegevens handmatig ingevoerd moeten worden. Belangrijk ook hier is dat deze informatie zorgvuldig verzameld, en vervolgens ingevoerd wordt. Het invoeren van juiste en gedetailleerde informatie is een vereiste om nergens in het proces tegen fouten aan te lopen. Afhankelijk van de hoeveelheid medewerkers kan het verzamelen en invoeren van deze gegevens een tijdrovende klus zijn. Belangrijk gedurende de implementatiefase hier voldoende FTE voor beschikbaar te maken.
