|
|
|
Documentbeheer kan worden omschreven als 'De organisatie en systematische controle van de gegevens van een bedrijf met het oog op de operationele behoeften van het bedrijf".
De term 'gegevens' kan veel omvatten zoals correspondentie, plaatsingsovereenkomsten, jaaropgaves, facturen en kindkaarten en alle andere documentatie die in elk formaat of mediavorm voorkomen zoals e-mails en inbox berichten.
Informatie is de basis en een belangrijk bedrijfsmiddel om gegevens paraat te houden en te archiveren. Met de module Documentbeheer maakt u alle benodigde sjablonen voor uw relevante documenten voor de Kindplanning, Personeelsplanning en Webportalen.
Wij raden u aan om eens in de zoveel tijd de in de database opgeslagen documenten te archiveren. Vooral documenten met veel plaatjes nemen behoorlijk wat ruimte in. Het archiveren houdt in dat van de documenten een PDF-versie wordt opgeslagen in de database, waarna de oorspronkelijke documenten worden verwijderd uit de database. Het spreekt voor zich dat u de documenten (in PDF-formaat) dan niet meer kunt bewerken. De mogelijkheid om documenten te archiveren is alleen beschikbaar voor documenten die met de document-editor van flexkids zijn gemaakt (FDS extentie).