Om de functionaliteit Digitaal Ondertekenen te kunnen gebruiken hebt u een aantal documentsjablonen nodig voor het gehele proces.

U hoeft de documentsjablonen voor het gehele proces niet zelf te maken:

• Als u een nieuwe klant bent dan staan deze documentsjablonen reeds in de flexkidsadministratie. U kunt deze eenvoudig aanpassen aan u uw eigen huisstijl etc. Zie: Documentsjablonen.
  
• Bent u een bestaande klant dan kunt u de documentsjablonen opvragen bij onze support desk. Om de ontvangen documentsjablonen te importeren, zie Importeren en Exporteren van documentsjablonen.

Om bestaande documentsjablonen te gebruiken voor digitale ondertekening past u deze aan. Echter, wij adviseren om voor het digitaal ondertekenen nieuwe documentsjablonen aan te maken. Dit kan eenvoudig door een bestaand document te kopiëren en dit vervolgens aan te passen. Zie Documentsjablonen aanpassen/kopiëren ter digitale ondertekening.

De documentsjablonen die u nodig hebt voor het proces van digitale ondertekening zijn:

• Web_-_Ondertekenings_verzoek.fds
• Web_-_Ondertekening_Bevestiging.fds
• Web_-_Ondertekening_Geweigerd.fds

Wanneer u flexkids in gebruik neemt zijn deze documentsjablonen al in uw database aanwezig. De documentsjablonen dient u zelf aan te passen voor gebruik binnen uw eigen onderneming.

Ondertekeningsverzoek:

Op het moment dat u een document digitaal ter ondertekening zet, wordt er een E-mailbericht per aan de ouder gestuurd en een Inbox bericht in het Klantportaal van de ouder gepubliceerd. In dit bericht wordt aangekondigd dat er een document voor digtale ondertekening is klaargezet. In dit bericht is de link opgenomen naar het te ondertekenen document. Het bericht wat naar de ouder gestuurd wordt is gegenereerd op basis van het documentsjabloon Web_-_Ondertekenings_verzoek.fds

Bevestiging ondertekening:

De ouder heeft het document digitaal ondertekend. De ouder ontvangt een bevestiging. Deze bevestiging wordt gemaakt op basis van het documentsjabloon Web_-_Bevestiging_ondertekening.fds.

Ondertekening geweigerd:

De ouder heeft van u een bericht ontvangen om een document digitaal te ondertekenen. De ouder leest het document en besluit dit document niet te ondertekenen. De ouder wijst dit document, met opgave van reden, af.

Na de afwijzing van dit document ontvangt de ouder van de afwijzing een bevestiging. Deze bevestiging wordt gegenereerd op basis van het documentsjabloon Web_-_Ondertekening_Geweigerd.fds.

Wat gebeurt er hierna

Om bovenstaande documentsjablonen te kunnen verzenden naar de inbox van ouders op het Klantportaal worden zij ingesteld bij Beheer>FlexWeb>Websites>flexkidsinstellingen.