Implementatie SEPA-incasso

Vanaf FlexKids versie 3.2.11 is het mogelijk om te incasseren volgens de nieuwe standaard Europese incasso (SEPA-incasso). U mag de bestaande machtigingen die u van uw debiteuren heeft gekregen (Doorlopende Machtiging Algemeen) blijven gebruiken voor de nieuwe standaard Europese incasso. U hoeft aan hen geen nieuwe machtiging te vragen voor de overstap naar de standaard Europese incasso. Maar u moet wel een aantal extra gegevens digitaal vastleggen in uw administratie. U moet ze namelijk bij iedere incasso-opdracht meezenden.

Voordat u kunt werken met SEPA-incaso's moet FlexKids op enkele punten worden aangepast. U doorloopt daarbij de volgende stappen:

1. Stap 1: U vult het Incassant ID van uw bedrijf (de incassant) in op de bedrijfskaart van uw organisatie. u hebt het ID van uw bank gekregen bij het afsluiten van het Europees incassocontract.
2. Stap 2: U voegt IBAN en BIC toe aan de gegevens van de bankrekening van het bedrijf dat als incassant opereert. Deze stap kunt u overslaan als u werkt met FlexKids-versie 3.2.1011 of later en de conversie naar IBAN al hebt uitgevoerd. Hoe u de conversie naar IBAN dient uit te voeren is beschreven in de releasenotes van versie 3.2.10.
3. Stap 3: Bij de database-update behorende bij FlexKids-versie 3.2.11 worden automatisch de machtigingen aangemaakt. Daarbij wordt als uniek kenmerk het debiteurnummer van de ouder/het bedrijf gebruikt (*1). Voordat u gaat beginnen met incasseren controleert u of bij het uitvoeren van de update alle debiteuren een geldige incassomachtiging (*2) hebben gekregen.
4. Stap 4: U past alle factuursjablonen aan. Op elke factuur moeten zowel het Incassant ID als het unieke kenmerk van de debiteur voorkomen omdat de bank van de debiteur verplicht is om deze gegevens bij de afschrijving van de standaard Europese incasso te vermelden. Het Incassant ID neemt u op in de voettekst van de laatste pagina van de factuursjablonen. In deze voettekst kunt u ook het IBAN en BIC van zowel de ouder als de incassant invoegen. In de koptekst van de factuur moet het debiteurnummer van de ouder/het bedrijf zijn opgenomen. Het debiteurnummer wordt immers gebruikt voor het unieke kenmerk van de machtiging.
5. Stap 5: U zorgt ervoor dat ouders die zich inschrijven via FlexWeb aan kunnen geven dat zij akkoord gaan met automatische incasso.
6. Stap 6: U maakt per rekening van het incasserende bedrijf een opslagmap aan. Dit is optioneel.