Stap 3: Importeren personeel

Via de menu-optie Relaties > Importeren > Personeel kan een bestand met personeelsgegevens worden ingelezen in flexkids. In het bestand zijn de gegevens (kolommen) óf door komma's óf door tabs gescheiden (*.csv of *.txt). Beide soorten bestanden zijn in Excel aan te maken. De gegevens in het bestand kunnen alleen worden verwerkt als ze zijn weggeschreven in een zogenoemd format: een vaste structuur. In onderstaande tabel zijn de kolommen opgenomen die in het bestand aanwezig dienen te zijn (in de opgegeven volgorde), al dan niet gevuld. Verplicht te vullen kolommen worden met een * aangeduid. Vanwege de formatseis MOETEN ook lege kolommen in het bestand voorkomen.

Bij het inlezen van het bestand in flexkids wordt op basis van de naam en het adres bepaald of iemand al in flexkids voor komt. Als dit niet zo is wordt de persoon toegevoegd aan het personeelsbestand in flexkids. Het kan ook zijn dat de persoon al voorkomt in flexkids maar niet als personeelslid. Ook in dat geval wordt de persoon toegevoegd aan het personeelsbestand.

Flexkids biedt u de mogelijkheid om het te importeren bestand eerst te controleren voordat het wordt ingelezen. Flexkids test dan of de velden in het te importeren bestand voldoen aan alle gestelde voorwaarden. Indien er fouten zijn wordt de verwerking afgebroken. Op het scherm ziet u een overzicht van de aangetroffen fouten. Deze lijst kan afgedrukt worden. U kunt vervolgens het importbestand aanpassen.

Indien u ervoor kiest om géén controle vóóraf te laten plaatsvinden zullen alléén de rijen die géén fouten bevatten verwerkt worden.

Het bestand mag in de eerste rij kolomkoppen bevatten. U dient dit in flexkids vóóraf aan te geven. Anders zal een foutmelding verschijnen.