Als u gebruikt maakt van het digitaal ondertekenen van documenten Per E-mail / Inbox of Per E-mail dan is het mogelijk om automatisch taken te laten genereren. Het geeft organisaties, die gebruik maken van flexCRM/Taken binnen Flexkids, de mogelijkheid voor optimalisatie van het proces van digitale ondertekening.

NB: Deze functionaliteit werkt voor alle documentsjablomen met uitzondering van documentsjablonem gemaakt met het schema Inbox of Website.

Door middel van deze automatische gegenereerde taken bewaakt u op eenvoudige wijze het proces van Digitale ondertekening. In plaats van het regelmatig controleren van de statussen in Ondertekening Informatie en het daarop aansturen van medewerkers wordt dit nu automatisch gedaan. De taak, die volgt uit het wijzigen van de status van het document, wordt toegewezen aan een medewerker of een groep medewerkers.

U boekt tijdwinst en uw organisatie reageert tijdig op de goedkeuring of afwijzing van het document.

Mogelijkheden voor het werken met Automatische taken bij Digitale ondertekening:

1. Documenten die gegenereerd zijn op basis van een documentsjabloon met het schema Offerte of Plaatsing.
   • Uw onderneming werkt met vaste planners. Hiermee wordt bedoeld dat een medewerker, of een groep medewerkers, de werkzaamheden voor de planning uitsluitend voor één specifieke Locatie, Cluster of Regio doet.
     
     U kiest Taken toewijzen op basis van Plannersgroepen per Locatie, Cluster of Regio.
     
   • Uw onderneming heeft geen vaste planners. Uw medewerkers verrichten de werkzaamheden voor de hele onderneming.
     
     U kiest Taken toewijzen op basis van Autorisatie groepen.
     
   • Overige documenten. Voor deze documenten is er geen keuzemogelijkheid.
     
     U kiest Taken toewijzen op basis van Autorisatie groepen.