De ouder kan zijn gebruikersaccount activeren (met zijn debiteurnummer)
Ouders hebben een gebruikersaccount nodig om gebruik te kunnen maken van het Klantportaal. Een gebruikersaccount bestaat uit een gebruikersnaam en een wachtwoord.
Voor de gebruikersnaam wordt altijd een e-mailadres van de ouder gebruikt. Als het e-mailadressenbestand echter niet volledig is of up-to-date, dan dient u eerst via een vragenformulier alle e-mailadressen te verzamelen. Omdat dit tijdrovend is, kunt u het activeren van de gebruikersaccounts ook realiseren aan de hand van het debiteurnummer van de ouder.
Een en ander houdt in dat ouders een brief krijgen met daarin een unieke aanmeldingscode. In combinatie met hun debiteurnummer kunnen de ouders dan zelf een gebruikersaccount via de website aanmaken. Tijdens dat proces moeten de ouders ook een geldig e-mailadres invullen. Dit e-mailadres zal worden gebruikt voor de gebruikersnaam van de ouder.
Bijkomend voordeel van deze methode is dat het e-mailadressenbestand van de ouders weer helemaal compleet en actueel is.
Deze methode is geschikt als u voor meerdere ouders een gebruikersaccount wilt aanmaken maar er sprake is van een verouderd en/of onvolledig e-mailadressenbestand.
Deze methode kost de ouder iets meer inspanning dan het activeren met een e-mailadres omdat de ouder zijn validatiecode, zijn debiteurnummer en zijn e-mailadres moet invullen. Een groot voordeel van deze methode is dat er geen vertraging optreedt bij de implementatie van het Klantportaal als gevolg van een verouderd en/of onvolledig e-mailadressenbestand. U kunt namelijk direct beginnen en hoeft niet eerst het bestand met e-mailadressen up-to-date te maken. Een ander groot voordeel van deze methode is dat het e-mailadressenbestand automatisch door de ouders zelf worden bijgewerkt!
Deze methode is ook geschikt indien bij de inschrijving van een nieuwe klant (per brief/telefoon) geen e-mailadres is genoteerd.
Het proces van het aanmaken van een gebruikersaccount dat ouders dienen te activeren met hun debiteurnummer verloopt als volgt.
Stap 1: Brief met unieke aanmeldingscode aanmaken en versturen Voor alle ouders die nog geen Klantportaal-gebruikersaccount hebben maakt u een brief aan met daarin een unieke aanmeldingscode. In de brief staat ook waar zij zich kunnen aanmelden: https://<de_naam_van_uw_organisatie>.flexkids.nl/registratie. Vervolgens verstuurt u deze brief naar alle ouders. Zie Inrichten (flexkids).
Stap 2: Ouder meldt zich aan bij het Klantportaal om zich te identificeren Na het onvangen van de brief vullen ouders op het aanmeldscherm van het Klantportaal de unieke aanmeldingscode samen met hun debiteurnummer in. Tevens wordt hen verzocht om een geldig e-mailadres op te geven. Dit is nodig om de ouder te kunnen identificeren. Zodra de ouder al deze gegevens heeft ingevoerd en verstuurd wordt er automatisch een e-mail naar de ouder gestuurd. In dat e-mailbericht is een link opgenomen waarmee de ouder het activeren van zijn gebruikersaccount kan afronden. De gebruikersnaam van het account is al bekend: dat is het e-mailadres dat de ouder heeft opgegeven.
Stap 3: Ouder maakt flexweb-gebruikersaccount aan Zodra een ouder klikt op de link in het e-mailbericht gaat hij verder met de laatste stap in het proces van het aanmaken van zijn gebruikersaccount. In deze stap wordt hem gevraagd om een wachtwoord in te geven en dit wachtwoord te bevestigen. Hiermee is het gebruikersaccount aangemaakt en kan de ouder inloggen op het Klantportaal.
NB: Voordat de ouders per brief worden verzocht om hun gebruikersaccount te activeren, moet het ouderportaal getest en klaar zijn voor gebruik.
