Het personeel van de plaatsingsadministratie krijgt vrijwel zeker te maken met gewijzigde werkprocedures en moet daarop worden voorbereid. De insctructie bestaat uit:
wat de nieuwe dienstverlenig voor nieuwe en bestaande klanten van uw organisatie inhoudt
wat het doel is van de nieuwe dienstverlening
waarom ervoor is gekozen
wanneer het beschikbaar komt
welke werkzaamheden veranderen
welke informatie zij gaan geven aan ouders met vragen ten aanzien van de Klantomgeving
Doel:
De werknemers van de opvangorganisatie uitleggen wat het doel is van de nieuwe dienstverlening waardoor er begrip en draagvlak wordt gecreëerd. De werknemers instrueren wat hun aandeel is in de nieuwe dienstverlening en wat hun verantwoordelijkheden zijn.
Stappen:
Het personeel trainen in de gewijzigde werkprocedures. Uitleggen wat de nieuwe dienstverlening inhoudt en wat de consequenties zijn van zowel het tonen van administratieve gegevens op de Klantomgeving als het wijzigen van die gegevens door de ouder zelf (Klantportaal).
Aangeven wanneer de nieuwe werkprocedures van kracht zijn.
Het instellen van selectieopdrachten in het scherm waar de binnengekomen mutatieverzoeken worden verwerkt.
Mutatievezoeken verwerken. Zie Website mutaties.
De locatiemanagers en pedagogisch medewerkers informeren over de nieuwe dienstverlening en aangeven waar ouders terecht kunnen met vragen.
De applicatiebeheerder instrueren hoe een tijdige afhandeling van mutatieverzoeken kan worden bewaakt. Zie Controle op Website mutaties.
Wie:
Iemand die in staat is doelstelling en consequenties helder te formuleren en te communiceren. Bijvoorbeeld een trainer, een manager, de applicatiebeheerder, een ervaren flexkids-gebruiker of de projectverantwoordelijke.
Tijdsincicatie:
Een dagdeel, mede afhankelijk van het aantal medewerkers dat geïnstrueerd wordt.
Naar Stap 1