De basale inrichting bestaat uit het aanmaken van de volgende elementen/flexobjecten.
Opvangsoort TSO aanmaken U moet beschikken over een opvangsoort van het type TSO. De opvangsoort van het type TSO maakt u aan via Beheer>Stamgegevens>Opvangsoorten.
Producten aanmaken U moet een vijftal producten definiëren:
een product voor als de ouder lange(re) tijd van tevoren overblijf boekt;
een product voor als de ouder minder lang van tevoren overblijf boekt;
een product voor als de ouder kort van tevoren overblijf boekt;
een product voor als achteraf overblijf wordt geregistreerd door de overblijfcoördinator;
een product voor als gratis overblijf wordt geregistreerd door de overblijfcoördinator.
Scholen aanmaken Scholen maakt u aan via Relaties>Scholen.
Lestijden De lestijden van de school geeft u op via Relaties>Scholen>(tab) School. Zie Lestijden.
Locaties aanmaken Een school kan uit een of meer locaties bestaan. Locaties maakt u aan via Relaties>Scholen>(tab) Locaties. Per locatie wordt een registratiegroep aangemaakt. Zie punt 6.
Registratiegroep aanmaken bij de locatie van de school U maakt de registratiegroepen aan (Relaties>Groepen) en geeft per groep de capaciteit op voor de gedefinieerde producten (zie punt 2). Elke school wordt gekoppeld aan een registratiegroep. Dat gaat als volgt: Bij elke schoollocatie (zie punt 5) worden plaatsinggegevens ingevuld. Dit houdt in dat u een registratiegroep selecteert en aangeeft om welke opvangproducten het gaat. Per locatie kan maar één registratiegroep worden gebruikt. Zie verder Stap 2 - Plaatsinggegevens van de locatie vastleggen. Zie Plaatsingsgegevens van de locatie vastleggen.
E-mailsjablonen Bij het boeken van TSO en het wijzigen van gegevens via het klantportaal worden automatisch e-mailberichten verstuurd. Voor deze berichten wordt gebruik gemaakt van een sjabloon. Zie Automatische e-mailberichten.
Prijsafspraken aanmaken U maakt de prijsafspraken aan voor de vastgelegde opvangsoort TSO (zie punt 1). Prijsafspraken maakt u aan via Beheer>Financieel>Prijsafspraken.
Standaardcontract aanmaken U maakt het standaardcontract aan dat gebruikt zal worden bij het plaatsen van het kind. Standaardcontracten maakt u aan via Beheer>Financieel>Standaardcontracten.
Functie overblijfcoördinator aanmaken U maakt de functie aan via Beheer>FlexPersoneel>Functie. De functie is nodig voor Stap 3 - Overblijfcoördinator koppelen aan locatie. Zie Overblijfcoördinator koppelen aan locatie.
Functie overblijfcoördinator invullen in systeemparameter U vult de functie die u in de voorgaande stap heeft aangemaakt in bij de systeemparameter Overblijfcoördinator - Functie. Deze parameter vindt u hier: Beheer>Systeembeheer>Instellingen>(tab)Personeel. De waarde van de parameter wordt gebruikt bij Stap 3 - Overblijfcoördinator koppelen aan locatie. Zie Overblijfcoördinator koppelen aan locatie.
Overblijfcoördinator aanmaken U maakt de overblijfcoördinator aan via Relaties>Personeel. Ook dient u bij de coördinator een login aan te maken zodat de coördinator in kan loggen bij flexweb personeel. Een en ander is nodig voor Stap 3 - Personeel koppelen aan locatie. Zie Overblijfcoördinator koppelen aan locatie.
Seizoenen aanmaken De overblijfcoördinator maakt via flexweb TSO de klassen per seizoen aan. U moet dus eerst deze seizoenen hebben vastgelegd (Beheer>Stamgegevens>Seizoenen).
Layout voor flexweb TSO en klantportaal activeren Via Beheer>FlexWEB>Websites>[selecteer website]>(tab) Layout wordt de layout van het TSO gedeelte van flexweb personeel en het klantportaal geactiveerd (= webpagina zichtbaar maken):
