De inrichting van flexibele opvang in FlexKids rust op twee pijlers. De eerste is de productdefinitie van het voorraadproduct en de tweede is de plaatsingsafspraak.
In de productdefinitie van het voorraadproduct legt u vast welk product of welke producten deel uitmaken van het voorraadproduct. U kunt daarbij gebruik maken van tijdgebonden producten, tijdvariabele producten en artikelen. Hoewel het niet de bedoeling is dat u voor elke ouder apart een voorraadproduct gaat aanmaken kunt u wel op basis van de wensen waar u in de praktijk mee te maken krijgt een aantal voorraadproducten samenstellen.
In de plaatsingsafspraak die u bij een ouder aanmaakt kunt u de voorraad precies afstemmen op de wensen van de ouder en op uw eigen mogelijkheden als organisatie. In de afspraak legt u als eerste vast welk voorraadproduct van toepassing is en geeft u aan om hoeveel uren opvang het per maand gaat. U legt vast voor welke locatie de voorraad geldig is. Ook kunt u bepaalde restricties aanbrengen. Zo kunt u opgeven op welke weekdagen de voorraad niet kan worden aangesproken. Bijvoorbeeld omdat op bepaalde dagen de producten in de voorraad niet geleverd kunnen worden door de locatie in kwestie.
Flexibele opvang bestaat dus uit een voorraadproduct (Vp) met daarin opgenomen één of meer registratieproducten (Rp) en een plaatsingsafspraak.
In het voorraadproduct (Vp) wordt vastgelegd:
welke registratieproducten (Rp) deel uitmaken van de voorraad;
of het Vp wel of niet wordt gefactureerd;
of een Rp dat deel uitmaakt van Vp geplaatst mag worden als de voorraad op is (Overboekbaar).
In het registratieproduct (Rp) wordt vastgelegd:
of de afname van het Rp uit de voorraad expliciet moet worden bevestigd door de ouder. Geldt alleen als er sprake is van een volledig geplaatst product (bijvoorbeeld op alle maandagen in een jaar) en een geactiveerde basiskalender.
In de plaatsingsafspraak wordt vastgelegd:
uit hoeveel uren de maandelijkse urenvoorraad bestaat;
hoeveel maanden er met de maandelijkse urenvoorraad worden aangemaakt;
de geldigheidsperiode van de niet gebruikte uren uit een maandelijkse urenvoorraad;
hoeveel dagen per week er maximaal uit de maandelijkse urenvoorraad mag worden opgenomen;
op welke weekdagen er uit de maandelijkse urenvoorraad mag worden opgenomen.
