In principe kan een vaste prijs per maand in FlexKids alléén worden berekend wanneer het desbetreffende opvangproduct het gehele jaar elke maand wordt ingepland. Voor flexibele opvang geldt een soortgelijk principe. Bij flexibele opvang wordt er elke maand hetzelfde aantal uren voorraad ingepland. (NB: Een maandvooraad kan ook worden vastgelegd met een aantal producten. Het nadeel daarvan is dat je in dat geval alleen kunt werken met discrete eenheden. Een half product of een kwart product is niet mogelijk.)
Er kan gewerkt worden met maandvoorraden waarvan de grootte al bij de inrichting van FlexKids is vastgelegd: de vaste (niet variabele) maandvoorraden. En er kan gewerkt worden met maandvoorraden waarvan de grootte afhangt van de wensen van de ouders: de variabele maandvoorraden. Bij een niet variabele maandvoorraad spreken we van een vast Vp en wordt het aantal uren voorraad vastgelegd in het Vp zelf. Er wordt in dat geval gefactureerd op basis van de maandprijs die voor het desbetreffende vaste Vp is vastgelegd. Bij een variabele maandvoorraad wordt de voorraad uren vastgelegd in een zogenoemde plaatsingsafspraak. Hoe groot het aantal uren is hangt af van de wensen van de ouder. Er wordt gefactureerd op basis van de uurprijs van het Vp vermenigvuldigd met het aantal uren opvang dat in de plaatsingsafspraak is vastgelegd.
Er zijn 3 manieren om de verkoop van voorraad te factureren met een vast bedrag per maand:
Een voorraadproduct met een vaste maandprijs het gehele jaar - elke maand - inplannen De maandvoorraad opvanguren is niet variabel en is vastgelegd in het Vp.
U werkt met vaste voorraadproducten. Dus Vakantieopvang 6 weken, Vakantieopvang 9 weken, etc. Omdat het vaste producten zijn kunt u een maandprijs voor deze Vp's vastleggen in de desbetreffende prijstabel. Bij het aanmaken/plaatsen van de voorraad wordt automatisch in de opgegeven afnameperiode (meestal een jaar) per maand het desbetreffende Vp geplaatst. Per maand wordt dus een voorraad opvanguren volgens de specificaties van het Vp ingepland. Per maand wordt het maandbedrag dat voor dit Vp is vastgelegd gefactureerd.
Eigenlijk is dit de oude strippenkaart. Er is echter een belangrijk verschil. Voorheen betaalde de ouder de strippenkaart in één keer vooraf en was deze onbeperkt geldig. Nu is een Vp een maandvoorraad die bij het inplannen van het Vp automatisch voor elke maand van de opgegeven periode wordt ingepland. En wordt er per maand de maandprijs van het Vp gefactureerd.
NB: Met het inplannen (plaatsen) van het Vp hebt u geregeld dat het Vp elke maand zal worden gefactureerd. Het opnemen uit de voorraad is een ander verhaal. Het opnemen uit de voorraad wordt gerealiseerd door in het contextmenu van de voorraadregel te kiezen voor Vrij Invoeren...
Inrichting Vp: - Factureren staat op Altijd (U factureert immers het Vp). - Selectievakje Prijs per uur in het Vp is uitgeschakeld.
Inrichten Rp: - Factureren staat op Nooit (of op Alleen afgenomen indien de voorraad overboekbaar is).
Inrichting prijstabel: Het bedrag dat u invult in de prijstabel is de gemiddelde maandprijs van het Vp.
Plaatsingsafspraak: Het aantal uren maandvoorraad wordt automatisch gekopiëerd uit het Vp.
Een voorraadproduct met een uurprijs het gehele jaar - elke maand - inplannen De maandvoorraad opvanguren is variabel (afhankelijk van wat de ouder wil) en wordt vastgelegd in de plaatsingsafspraak.
Voor de facturatie rekent FlexKids met de uurprijs van het Vp welke is vastgelegd in een prijstabel. Wat de maandprijs uiteindelijk wordt is afhankelijk van het aantal uren maandvoorraad dat in de plaatsingsafspraak wordt vastgelegd. (NB: Het totaal aan verkochte uren in het jaar gedeeld door 12 maanden geeft het aantal te verkopen uren per maand aan. Het aantal te verkopen uren per maand is de maandvoorraad welke wordt ingevuld in de plaatsingsafspraak.)
Het uiteindelijke maandbedrag is de uurprijs*aantal uren maandvoorraad. Door op deze manier te werken kunt u beter tegemoetkomen aan de specifieke wensen van een ouder. Voor de plaatsingsmedewerkster wordt het wat lastiger omdat ze bij het plaatsen van de voorraad zelf de maandvoorraad uren moet uitrekenen.
Het opnemen uit de voorraad wordt gerealiseerd- net als bij variant 1 - door in het contextmenu van de voorraad te kiezen voor Vrij Invoeren...
Inrichten Vp: - Factureren staat op Altijd (U factureert immers het Vp). - Selectievakje Prijs per uur in het Vp is ingeschakeld.
Inrichten Rp: - Factureren staat op Nooit (of op Alleen afgenomen indien de voorraad overboekbaar is).
Inrichting prijstabel: Het bedrag dat u invult in de prijstabel is de uurprijs van het Vp.
Plaatsingsafspraak: Hier vult u het aantal uren maandvoorraad in.
Het registratieproduct het gehele jaar - elke maand - inplannen U factureert niet het Vp, maar het Rp dat een heel jaar is geplaatst en deel uitmaakt van het Vp. Het Vp dient alleen om controle te hebben over de afname uit de voorraad.
Het opnemen uit de voorraad wordt gerealiseerd door expliciet te bevestigen dat een kind op een bepaalde datum gebruik zal maken van de flexibele opvang (door de ouder via FlexWeb Ouder of door de plaatsingsmedewerkster via het tabblad Bevestigen van de plaatsingskaart).
Inrichten Vp: Factureren staat op Nooit en Factureren Rp staat op Altijd.
Inrichten Rp: - Factureren staat op Altijd.
NB: Een Vp kan alleen ter controle worden gebruikt als dit Vp maar één Rp heeft (het Rp dat het hele jaar is ingepland). Als er namelijk meerdere Rp's zijn in het Vp die allemaal gebruikt mogen worden, dan kan geen vaste maandprijs worden berekend. U gaat namelijk niet alle Rp's van het Vp het hele jaar plaatsen. In dit geval moet u de zaak moeten 'omgooien' en werken met een Vp op basis van uurprijs en een plaatsingsafspraak met een maandvoorraad uren om de maandprijs te kunnen berekenen.
Opmerkingen:
Een maandvooraad kan ook worden vastgelegd met een aantal producten. Het nadeel daarvan is dat je in dat geval alleen kunt werken met discrete eenheden. Een half product of een kwart product is niet mogelijk.
Met het inplannen (plaatsen) van het Vp hebt u geregeld dat het Vp elke maand zal worden gefactureerd. Het opnemen uit de voorraad is een ander verhaal. Het opnemen uit de voorraad wordt gerealiseerd door in het contextmenu van de voorraadregel te kiezen voor Vrij Invoeren...
Het totaal aan verkochte uren in het jaar gedeeld door 12 maanden geeft het aantal te verkopen uren per maand aan. Het aantal te verkopen uren per maand is de maandvoorraad welke wordt ingevuld in de plaatsingsafspraak.
De maandvoorraad opvanguren is niet variabel en is vastgelegd in het Vp.