Bij het gebruik maken van de functionaliteit Ondertekenen Per Post worden de gegenereerde documenten geprint en per post aan de ouder verzonden. De ouder dient deze documenten te ondertekenen en aan u retour te sturen. De functionaliteit wordt vooral gebruikt om te bewaken of aan de ouder toegezonden documenten voor ondertekening ook daadwerkelijk aan u retour gezonden worden. u hebt te maken met handmatige archivering van de documenten.
De mogelijkheden voor de ouder:
De ouder ontvangt de offerte per post.
De ouder gaat accoord met het voorstel, ondertekend de offerte en stuurt deze aan u terug.
De ouder gaat niet accoord met de voorstel. De ouder neemt contact met u op om de reden van de weigering door te geven.
De mogelijkheden voor u als organisatie:
U genereert een offerte. Dit document wordt door u ter ondertekening Per Post gezet.
De offerte wordt door u geprint en per post naar de ouder gestuurd.
U ontvangt de ondertekende offerte retour, u wijzigt handmatig de status van het document.
De ouder neemt contact met u op en laat weten niet accoord te gaan met de offerte. U wijzigt handmatig de status van het document. Tijdens het wijzigen van de status kunt u de reden van afwijzen toevoegen.
U besluit als organisatie de offerte te annuleren. U kunt dit doen door de status van het document te wijzigen in Geannuleerd. Als u de offerte al aan de ouder verstuurt heeft dient u de ouder hiervan op de hoogte te brengen.
Aan de offerte kunt u een reactie termijn toevoegen.
Als er binnen deze termijn niet gereageerd is wordt de kleur van de document regel gewijzigd in de kleur Rood.
Via Ondertekening Informatie hebt u een overzicht van de statussen van de diverse documenten. U bewaakt hier het retour komen van de documenten.
Als u de status van het document heeft veranderd dient u zelf de vervolg actie te ondernemen. Bijvoorbeeld de plaatsing op definitief zetten.
De status van het document kunt u niet alleen zien bij Ondertekening Informatie, dit kan ook bij Document informatie en bij de betreffende ouder.
