Als u hebt gekozen voor de optie Ondertekenen Per E-mail / Inbox verloopt het proces van ondertekenen volledig digitaal en maakt u optimaal gebruik van de functionaliteit Ondertekening.
Het proces voor de ouder:
U zet het document ter ondertekening online voor de ouder.
NB: Om te kunnen werken met Ondertekening Per E-mail / Inbox is het noodzakelijk dat er voor de ouder een Klantportaal account is aangemaakt. Het is voor het ondertekeningsproces niet noodzakelijk dat de ouder op de hoogte is van dit account of dat de ouder het account actief gebruikt.
De ouder ontvangt ontvangt een e-mail en inboxbericht met een link.
Deze link geeft de ouder toegang tot het digitale document. De ouder kan hier het document inzien, ondertekenen of afwijzen. Als de ouder het document afwijst kan een reden van afwijzing opgegeven worden.
Er is een reactietermijn gekoppeld aan de link naar het document. Wordt er binnen deze termijn niet gereageerd dan is de link naar het document niet meer bruikbaar.
De ouder ondertekent het document door te klikken met de muis van de pc/laptop of door het touchscreen van tablet of smartphone aan te raken.
Het ondertekende document wordt direct gepubliceerd op het account van de ouder in het Klantportaal.
Het proces voor uw organisatie:
U zet een document ter ondertekening online met de door u gewenste ondertekentermijn.
NB: Om te kunnen werken met Ondertekening Per E-mail / Inbox is het noodzakelijk dat er voor de ouder een Klantportaal account is aangemaakt. Het is voor het ondertekeningsproces niet noodzakelijk dat de ouder op de hoogte is van dit account of dat de ouder het account actief gebruikt.
De ouder ondertekent het document of wijst ondertekening af.
Een document dat nog niet door de ouder is ondertekend kan door u nog geannuleerd worden.
Het ondertekende document bevat de ‘handtekening’ van de ouder, het IP-adres van waaraf de ondertekening is uitgevoerd en het e-mailadres van de ouder. Tevens is het document voorzien van een zegel van Signhost.
NB: Signhost is een webservice (internetdienst) die het mogelijk maakt om documenten en formulieren digitaal en rechtsgeldig te laten ondertekenen.
Een PDF-versie van het door de ouder digitaal ondertekende document wordt in uw flexkids-adminstratie opgeslagen. U kunt dit document terugzien in de diverse documentenlijsten.
De documenten die u ter ondertekening aanbiedt krijgen in alle fases van het proces een status. Via het scherm Ondertekening Informatie hebt u inzicht in alle fases van het proces en kunt u het proces bewaken en sturen.
In het scherm Ondertekening Informatie hebt u niet alleen een totaaloverzicht, u kunt ook de individuele documenten bekijken. U kunt dan bijvoorbeeld zien waarom een document is afgewezen of u ziet of een aan het document gekoppelde taak al dan niet is uitgevoerd.
Het is mogelijk om aan de status van een document een taak te koppelen. Op het moment dat een document een bepaalde status krijgt ontvangt een medewerker, of een groep medewerkers, een taak. Op basis van deze taak kunnen de diverse vervolgacties ondernomen worden.
Voor meer informatie over het gebruik van digitaal ondertekenen:
