Wat er in de twee personeelsregels van tabblad Agenda wordt getoond is afhankelijk van het keuzelijstveld Personeel op tabblad Beeld. Als u geen beschikking hebt over dit keuzelijstveld dient u deze eerst te activeren. Zie Opvangsoorten inrichten.

Het keuzelijstveld heeft drie opties:

1. Geen
2. Benodigd
3. Ingepland

Bij het keuzelijstveld Personeel hoort de schakelaar Personeel/Kindruimte.

Met het keuzelijstveld en de schakelaar in stand Personeel kunt u het volgende doen:

1. U kunt controleren of het aantal kinderen dat is geplaatst op een groep in overeenstemming is met het leidsterbudget van de groep. Hiertoe selecteert u Benodigd in het keuzelijstveld Personeel. Als het leidsterbudget ontoereikend is voor het aantal geplaatste kinderen, dan kleuren de desbetreffende velden in de personeelsregels rood. Is alles in orde, dan zijn deze groen. De getallen in de personeelsregels geven aan hoeveel leidsters er op basis van de CAO-regels minimaal nodig zijn voor het aantal kinderen dat is geplaatst in deze groep.
2. U kunt controleren hoeveel personeel er nog moet worden ingepland op de groep *). Hiertoe selecteert u Ingepland in het keuzelijstveld Personeel. Als het aantal ingeplande leidsters ontoereikend is voor het aantal geplaatste kinderen, dan kleuren de desbetreffende velden in de personeelsregels rood. Is alles in orde, dan zijn deze groen. De getallen in de velden geven aan hoeveel leidsters er, op basis van de CAO-regels, nog moeten worden ingepland.
   
   *) Alleen indien u beschikt over de personeelsmodule.

NB: Indien Geen is geselecteerd in het keuzelijstveld Personeel, dan zijn de personeelsregels niet zichtbaar.

Met de schakelaar in stand Kindruimte wordt nog steeds met de kleuren groen/rood aangegeven of er al dan niet sprake is van een ontoereikend leidsterbudget. Alleen wordt nu in de personeelsregels het aantal leidster-eenheden getoond dat nog over is voor deze groep. Op basis van dit restant aan leidster-eenheden kan worden afgeleid hoeveel kinderen er nog kunnen worden geplaatst op deze groep (= kindruimte).

Voor dagopvang zijn er vier mogelijke waarden voor het aantal leidster-eenheden per kind:

De getallen die worden weergegeven in de personeelsregels van de agenda moeten worden gerelateerd aan deze vier waarden. Als voorbeeld nemen we een verticale groep van 0 – 4 jaar. Als er in de personeelsregel van de agenda van deze groep bijvoorbeeld 0,22 leidster-eenheden worden getoond, dan is er in de groep geen ruimte voor een extra baby. Voor een baby zijn namelijk minstens 0,25 leidster-eenheden nodig. Wel is er ruimte voor een kind behorende tot één van de overige drie leeftijdsgroepen.

De getoonde waarden geven alleen een indicatie van de kindruimte. Als u bijvoorbeeld een extra baby op voornoemde verticale groep wilt plaatsen indien er een restant is van 0,30 leidster-eenheden, dan moet u er rekening mee houden dat dit toch niet mogelijk is omdat er mogelijk al 8 baby’s zijn geplaatst op de groep. Dit is het maximale aantal dat is toegestaan in een gemengde groep. Zodra u gaat plaatsen zal flexkids u hierop attenderen.

Indien de muis boven een veld van de personeelsregels wordt geplaatst, verschijnt automatisch een zogenoemde tooltip met daarin gedetailleerde informatie over de leidster-kind ratio:

Ook als de muis boven een veld in de regel met kindtotalen wordt geplaatst verschijnt er een tooltip met voor dat veld relevante informatie:

Voor de betekenis van de kleuren kunt u gebruik maken van de legenda. Deze opent u met de optie Legenda… in het contextmenu. Voor de optie Benodigd van het keuzelijstveld Personeel geldt een andere legenda dan voor de optie Ingepland:

Als het selectievakje Exclusief afwezige kinderen is ingeschakeld wordt bij de berekening van de waarden in de velden van de personeelsregel rekening gehouden met de kinderen die zijn geregistreerd als afwezig (via aanwezigheidsregistratie).

Dit selectievakje is standaard ingeschakeld indien u de systeemparameter Agenda - Standaard Excl. afwezig aan hebt ingesteld op Ja.

Indien de maximale groepsgrootte (*) wordt overschreden, kleuren de regels Totaal geplaatst en/of Totaal gereserveerd oranje. Dit gebeurt ook indien het wettelijk toegestane aantal kinderen wordt overschreden. Wat betreft het laatste wordt onder andere gekeken naar de samenstelling van de groep (leeftijdsverdeling):

(*) De maximale groepsgrootte (capaciteit) van een groep stelt u in via de detailkaart van een groep. In het veld Maximum capaciteit vult u het maximale aantal kinderen in dat geplaatst mag worden op de groep. Hoe groot dat aantal is hangt af van de door de GGD verstrekte vergunning.