|
|
|
Standaard worden alle documenten anders dan facturen, opgeslagen als PDF/A-bestand. Een PDF/A-bestand is een variant van het gangbare PDF-format en specifiek ontwikkeld voor het archiveren van documenten op lange termijn. PDF/A is een van de weinige documenttypes die op lange termijn eenzelfde weergave van het document kunnen garanderen. In een PDF/A zit alle informatie die nodig is om het document weer te geven zoals het oorspronkelijk is gemaakt. Een PDF/A bevat bijvoorbeeld alle informatie over de tekst, afbeeldingen, grafieken, lettertypen en kleurinformatie.
Een nadeel van een PDF/A-bestand is dat teksten en afbeeldingen gewoon kunnen worden gekopieerd uit het bestand. Zo ook de digitale handtekening waarmee de documenten meestal zijn ondertekend. Om misbruik te voorkomen kunt u ervoor kiezen om documenten niet als PDF/A-bestand op te slaan maar als standaard PDF-bestand, waarbij bepaalde opties zoals afdrukken en kopiëren van afbeeldingen zijn geblokkeerd.
Om af te dwingen dat documenten als gewoon PDF-bestand worden opgeslagen en niet als PDF/A-bestand moet u een wachtwoord opgeven. Met een ingevoerd wachtwoord wordt het document dus opgeslagen als PDF waarbij allerlei opties (Afdrukken, Exporteren en/of Kopiëren van tekst en afbeelding) standaard zijn geblokkeerd. Deze opties kunt u deblokkeren door de desbetreffende parameters in te stellen.
NB: Documenten die zijn gearchiveerd met de archiveerfunctie (=optie in RM-menu van een document) worden altijd als PDF/A-bestand naar buiten gebracht (email, publiceren of opslaan als pdf). De ingestelde parameters zijn dan niet van invloed.
Waar moet u zijn
Beheer > Systeembeheer > Instellingen > Document
Wat moet u doen
Bijzonderheden
Documenten die zijn gearchiveerd met de archiveerfunctie (=optie in RM-menu van een document) worden altijd als PDF/A-bestand naar buiten gebracht (email, publiceren of opslaan als pdf). De ingestelde parameters zijn dan niet van invloed.
Wat gebeurt er hierna
Instellen parameters: