|
|
|
Met de instelling van deze parameter legt u vast dat elke bevestigde factuur wordt opgeslagen als een PDF document. Hiermee is de factuur beveiligd (*1). Omdat de facturen reeds bij het bevestigen zijn opgeslagen als pdf-document zal het e-mailen, het publiceren en het afdrukken van facturen een stuk sneller gaan.
U dient er rekening mee te houden dat als u de parameter op Ja zet, er data wordt opgeslagen. Elke factuur wordt dan immers opgeslagen als pdf-document. Om u een idee te geven: een pdf-document heeft een grootte van ongeveer 60KB indien u alleen gebruik maakt van tekst. Als u gebruik maakt van een afbeelding (bijvoorbeeld een logo) zal dit natuurlijk meer zijn. Indien er bij een organisatie 12000 facturen per jaar gemaakt worden (*2) zal de opslag daarvan per jaar al gauw een kleine gigabyte aan geheugenruimte opeisen.
Als u gebruik maakt van facturen met aangehechte acceptgirokaart, dan raden wij u af om de facturen als pdf-document op te slaan in de database. Dit vanwege de uiterst geringe afdrukmarges die zijn toegestaan bij het afdrukken van acceptgirokaarten.
(*1) |
Als in flexkids het adres of bankrekeningnummer van een ouder wordt gewijzigd, of als de naam van een opvangproduct of opvanglocatie wordt aangepast, dan worden de nieuwe gegevens gebruikt in elke nieuwe afdruk van de factuur. Ook als deze factuur al is verstuurd. Om dit te voorkomen raden wij u aan om de facturen als pdf-document op te slaan in de flexkids-database. |
(*2) |
Facturen kunnen ook als pdf-document worden opgeslagen in een map op uw lokale pc of in het netwerk, zie PDF – Map voor opslag. |
Waar moet u zijn
Beheer > Systeembeheer > Instellingen > (tab)Financieel
Wat moet u doen
