In de communicatie met ouders, gastouders en personeelsleden spelen documenten en berichten een belangrijke rol. Om in flexkids de juiste documenten te kunnen maken is er de module Documentbeheer. Hierin zet u de voor uw organisatie belangrijke documenten in de vorm van een sjabloon. Hierbij kunt u ook gebruik maken van bijv. digitale handtekeningen en/of zogenaamde tekstblokken, waardoor per flexkidsgebruiker haar of zijn eigen gegevens (werktijden etc.) in het opgevraagde document verschijnen. Als de module Documentbeheer alle relevante documentsjablonen bevat, maken deze documentsjablonen het mogelijk voor alle ouders, personeel, plaatsingen, aanvragen etc. de juiste documenten op te vragen en met de juiste gegevens te verzenden via de post (afdrukken), per e-mail of via publiceren (flexweb, portalen) aan de juiste personen.
In de communicatie met flexweb-gebruikers (ouders, gastouders en personeelsleden) spelen berichten een belangrijke rol. Als gevolg van handelingen die flexweb-gebruikers uitvoeren op de flexweb-website kunnen - al dan niet automatisch - twee soorten berichten worden verstuurd: inboxberichten en e-mailberichten.
Een inboxbericht is een bericht dat wordt gestuurd naar de flexweb-inbox van een ouder. Een e-mailbericht is een bericht dat wordt gestuurd naar het e-mailadres van een ouder. Dit e-mailadres staat helemaal los van flexweb. Het is het mailadres dat is ingevuld in het deelvenster Media van de ouderdetailkaart.
Flexkids levert bij aanschaf een groot aantal voorbeeldsjablonen mee, die het maken van sjablonen met uw eigen tekst vergemakkelijkt. Mocht u een bestaande klant zijn en behoefte hebben aan een bepaald sjabloon, bijvoorbeeld een sjabloon Jaaropgave, kunt u altijd een verzoek doen bij onze support afdeling. Zij sturen u het sjabloon toe en u kunt het eenvoudig importeren in uw flexkids-administratie.