Met behulp van applicatie-instellingen (parameters) kan flexweb optimaal worden ingericht. Het gaat om instellingen die betrekking hebben op het functioneren van zowel flexkids als flexweb. Bij de aanschaf van flexweb zijn een groot aantal van deze instelligen al gevuld. Dit is gedaan omdat het instellingen betreft die nodig zijn voor het optimaal functioneren van flexkids of simpelweg om de inrichting te vergemakkelijken. U hoeft dan bijvoorbeeld alleen nog de desbetreffende documentsjablonen aan te passen. U hoeft ze meer toe te voegen aan de desbetreffende applicatie-parameters van flexweb.

Vanuit flexkids beheert u de flexweb-website. Bij beheer moet u denken aan het beheren van teksten en opmaak als ook het in- en uitschakelen van diverse functies in de webpagina's.

Er zijn verschillende mogelijkheden om de portalen te integreren in de website/het webportaal van uw organisatie. Waar het om gaat is dat ouders, gastouders en personeel de mogelijkheid hebben om via uw website in te loggen bij de diverse portalen.

U bepaalt zelf wat de ouders allemaal kunnen doen als ze eenmaal zijn ingelogd. Zo kunt u ervoor kiezen dat ouders hun eigen gegevens kunnen beheren. Of dat zij uitbreiding van opvang voor hun kinderen kunnen aanvragen.

Ouders die nog geen klant zijn van uw organisatie kunnen zich inschrijven door hun persoonsgegevens en die van hun kind in te voeren en aan te geven welke opvang zij wensen voor hun kind. Welke informatie verlangt u van uw klanten in spe, welke velden zijn verplicht om in te vullen? Hanteert u een laagdrempelig inschrijfformulier of juist een compleet inschrijfformulier?

Wanneer uw organisatie gastouderopvang aanbiedt kunt u met de applicatie-instellingen vastleggen hoe de gastouder uren invoert, afgerond of niet en in welke tijd-eenheden deze uren worden geregistreerd.

Voor het groepsportaal en medewerkersportaal (personeel) bepaalt u via de applicatie-instellingen hoe u het groepsportaal wil beveiligen, wanneer ouders het dagboekje in mogen kijken, vanaf welk tijdstip medewerkers hun urenregistratie kunnen bewerken en indienen aan het einde van de werkweek. Ook kunt u de tijdspanne vastleggen waarin de locatiemanager toegang heeft tot de gegevens van de locatie(s) waaraan zij leiding geeft. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat een locatiemanager niet meer dan 2 weken terug/vooruit in de tijd gegevens kan inzien betreffende de locatie(s).